Cadre méthodologique

Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques.
 
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Dans un monde administratif complexe où l’information est souvent redondante, évaluation et sélection des documents et données doivent être au cœur de l’activité quotidienne des archivistes afin de fournir aux chercheurs des sources de qualité permettant des exploitations multiples. Paradoxalement, ce domaine n'avait, jusqu'ici, jamais fait l'objet d’une doctrine formalisée et unifiée.

L’ambition du comité interministériel aux Archives de France a été de combler cette lacune par la rédaction d’un cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques. Il a pour cela constitué un groupe de travail interministériel réunissant le réseau des Archives de France, le ministère de la Défense et celui des Affaires étrangères et du développement international. Une présentation au Conseil supérieur des Archives et une large concertation auprès des services d’archives via des appels à commentaires ont permis à tous de participer à cette réflexion et de s’approprier cette démarche.

Le résultat de ce travail pose des bases nouvelles, plus solides, à l’exercice d’une responsabilité unique de l’archiviste, à qui incombe la sélection des archives vouées à une conservation définitive et la décision irréversible d’élimination des autres. Ce cadre énonce les principes de l'évaluation et de la sélection, en clarifie les concepts et propose de nouvelles recommandations. En insistant sur les liens entre collecte, description des archives et attentes des usagers, il montre que toutes les facettes du travail archivistique concourent à la compréhension des archives conservées.

Il était particulièrement important de revaloriser la réflexion de l'archiviste préalable à la démarche d'évaluation des archives. Dans ce but, une grille d'évaluation a été conçue pour orienter la réflexion et hiérarchiser toutes les questions à se poser. Un document n’est pas à conserver parce qu’il est ancien, mais du fait de la qualité et/ou de la rareté de l’information contenue.

L'élaboration de ce cadre méthodologique a également été l'occasion de faire le bilan des différents procédés de conservation partielle. Il convenait de mieux identifier les critères de choix de telle ou telle méthode. En effet, l’échantillonnage ne doit pas être utilisé comme un pis-aller évitant une destruction intégrale, mais être un choix assumé correspondant à des situations où il est réellement pertinent. Un mode d'échantillonnage unifié a ainsi été défini qui limite les biais statistiques, garantit le maximum d'usages futurs des documents et permet de contenir la taille des échantillons à partir de critères scientifiques.

Pour connaître les préconisations précises de tri et de conservation des archives publiques par grand domaine d'activité, il convient de se tourner vers les administrations des archives en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques :
Présentation du cadre méthodologique