Le présent référentiel porte des préconisations de sélection et de conservation des documents produits dans le cadre du processus des marchés publics en prenant en compte les récentes évolutions réglementaires et contextuelles sur le sujet. Il constitue le socle commun aux acteurs (acheteurs soumis au code de la commande publique, archivistes, personnes exerçant le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques) pour définir les modalités d’un archivage sûr et probant de ces informations. Il est le fruit des travaux pilotés par le Service interministériel des Archives de France, en collaboration avec le ministère des Armées, le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et le ministère de l’Économie et des Finances. Il revient à chaque ministère en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives de décliner ce référentiel à destination de sa propre sphère et en l’adaptant à son propre contexte.

Rédigé dans le cadre du comité interministériel aux archives de France et en collaboration avec le conseil des ventes volontaires, ce vadémécum explicite les principes de revendication des archives publiques par l’État et définit les procédures et bonnes pratiques à respecter de sa part, comme de la part des opérateurs de ventes volontaires.

Définie en application du code du patrimoine, la politique de revendication des archives publiques s’inscrit dans une pratique juridique ancienne, instituée dès l’Ancien Régime, qui vise à préserver la continuité du service de l’État et les droits des citoyens, en veillant à la conservation des dossiers d’affaires et des correspondances. La France se caractérise par l’importance de son patrimoine écrit, non seulement littéraire, mais aussi historique, politique, administratif, économique, scientifique, public comme privé. Au cours du temps les archives sont devenues des témoins et des reliques de périodes révolues – admirées ou regrettées – créant un marché des autographes et des souvenirs historiques, qui s’est développé dans la première moitié du XIXe siècle jusqu’à nos jours. Les aléas historiques n’ont pas épargné les archives d’État des régimes successivement renversés, qui parviennent parfois jusqu’à nous en mains privées. Le marché des autographes et manuscrits a progressé en volume et en valeur depuis quelques dizaines d’années. Dans ce contexte, il était important que l’État précise les notions de papiers publics et d’archives publiques et, dans le souci du respect de la propriété privée et de la fluidité du marché de l’art, qu’il clarifie les conditions d’exercice de son droit de revendication.

Dans un monde administratif complexe où l’information est souvent redondante, l’évaluation et la sélection des documents et des données doivent être au cœur de l’activité quotidienne des archivistes afin de fournir aux chercheurs des sources de qualité permettant des exploitations multiples. Paradoxalement, ce domaine n'avait, jusqu'ici, jamais fait l'objet d’une doctrine formalisée et unifiée.

Ce cadre énonce les principes de l'évaluation et de la sélection, en clarifie les concepts et propose de nouvelles recommandations. En insistant sur les liens entre collecte, description des archives et attentes des usagers, il montre que toutes les facettes du travail archivistique concourent à la compréhension des archives conservées.

À l'heure de la révolution numérique, une organisation rationnelle de l'information est encore plus nécessaire et constitue un des enjeux de la modernisation des services publics. En effet, le développement des technologies de l'information numérique est source de risques : multiplication incontrôlée, modification, falsification, voire disparition totale des données. La garantie de la fiabilité, de l'exactitude et de l'authenticité des données devient, dans ce cadre, cruciale. 

Dans ce contexte, le délégué interministériel des Archives de France a jugé utile que la première publication du comité interministériel des Archives de France soit un référentiel rappelant aux administrations les règles et les recommandations pour assurer la gestion de leurs archives. Ce référentiel vise deux objectifs principaux :

En application des dispositions de l'article 2 du décret n°2012-479 du 12 avril 2012 relatif au délégué interministériel aux Archives de France et au comité interministériel aux Archives de France, le cadre stratégique commun de modernisation des archives et de gestion de la performance fixe les grands objectifs de la politique de gestion des archives en France.